Was ist die E-Rechnungspflicht?
Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die EU-Richtlinie 2014/55/EU umgesetzt und eine schrittweise Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt. Ziel ist die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug und die Modernisierung der Buchhaltungsprozesse.
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist kein PDF. Sie muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen – entweder als reines XML-Dokument oder als hybrides Format das beides kombiniert.
1. Januar 2027: Unternehmen mit Jahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen senden.
1. Januar 2028: Sendepflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze.
Welche Formate sind erlaubt?
Das Gesetz erlaubt strukturierte Formate die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis sind das vor allem zwei:
- XRechnung – reines XML-Format, Standard im öffentlichen Sektor und zunehmend in der Privatwirtschaft
- ZUGFeRD (ab Version 2.0) – hybrides Format: sichtbares PDF plus eingebettetes XML. Der Empfänger kann das Dokument lesen, das System verarbeitet das XML automatisch
Wer ist betroffen?
Die Pflicht gilt für inländische B2B-Umsätze zwischen deutschen Unternehmen. Das bedeutet: Beide Seiten – Rechnungssteller und Rechnungsempfänger – müssen die jeweiligen Anforderungen erfüllen.
- Betroffen: alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen mit Sitz in Deutschland
- Nicht betroffen: B2C-Rechnungen (an Privatpersonen)
- Nicht betroffen: grenzüberschreitende Rechnungen (bis zur EU-weiten Regelung)
- Nicht betroffen: Rechnungen unter 250 € (Kleinbetragsrechnungen)
- Nicht betroffen: Steuerfreie Leistungen nach § 4 UStG
Was muss ein E-Rechnungs-System können?
Für den Empfang genügt es, das strukturierte Format lesen und verarbeiten zu können. Für die revisionssichere Aufbewahrung gelten zusätzlich die GoBD-Anforderungen:
- Eingang mit Zeitstempel dokumentieren
- Unveränderliche Speicherung des Originals (XML darf nicht überschrieben werden)
- Aufbewahrung für mindestens 8 Jahre
- Vollständige Nachvollziehbarkeit für Betriebsprüfungen
- Möglichkeit zur maschinellen Auswertung durch das Finanzamt
Checkliste: E-Rechnung-Bereitschaft prüfen
Wie hilft Rocket DMS?
Rocket DMS übernimmt den gesamten E-Rechnungs-Prozess vom Eingang bis zur revisionssicheren Archivierung:
- Automatischer Import von XRechnung und ZUGFeRD per E-Mail oder Upload
- OCR-Erfassung und automatische Zuordnung zu Lieferant und Kostenart
- Freigabe-Workflow mit nachvollziehbarem Prüfprotokoll
- GoBD-konforme, unveränderliche Archivierung mit 8-Jahres-Frist
- DATEV-Export für die Buchhaltung ohne Medienbruch
- Verfahrensdokumentation die den E-Rechnungs-Prozess beschreibt